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贵阳活动策划应注意事项

发布时间:2014-09-11

      大型贵阳活动策划和实施是公关工作常用的技术手段。要有效地进行大型活动策划与实施,首先要弄清楚几个基本问题,贵阳活动策划公司在这里简单分享一下,例如:如何界定大型活动?哪些单位或在什么样的情况下使用大型活动?大型活动策划有什么技巧?策划的程序、方法是怎样的?这样有利于我们把大型活动组织的更加完善。
一、大型活动的定义  
二、大型活动策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。这一定义要把握三个重要概念:
第一, 大型活动要有鲜明的目的性。大型活动往往耗费很多资源,包括人力、物力。如一个产品要进入一个中心城市,恐怕要花数百 万元的传播费用。我们最近在深圳为山西一个公司做上市公关,费用开支达数百万元。这样大的花费,为什么还要组织这样的大型活动呢?当然是为了企业的传播需要,为了吸引更多的人去购买他的股票,这是大型活动的目标。没有目的而耗费资金做活动是不可能的,目的不鲜明也是不值得的。我们经常遇到这样一些厂家,看到人家公司庆典活动,他也要做庆典活动,而且要求活动更热闹,规模更大、规格更高,但不知为什么,在活动中要传播什么信息也不清楚,显然没有目的性。 
第二, 要有计划性。凡事都应有计划,大型活动更不例外,而且更要求有周密的计划。 
第三, 众多人参与是大型活动重要的概念。既然是大型活动,就应该有众多的人参与,但并不是参与人数多就是大型活动。一个单位有一万个职工,要开一个全体大会,也是众多人参与,你能说这是大型活动吗?大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量,而是在于活动的社会化程度。 
大型活动注意事项 
1. 大型活动的策划方案中需要包括详细的分工(具体到人)和需要完成的时间。
2. 会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失; 
3. 一般要准备主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研会旗帜,国歌磁带等; 
4. 一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。
5. 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场. 
6. 所借的音响设备必须事先调试,确保万无一失;如有必要,还要准备录音笔、mp3等现场录音设备(也须调试),并安排专人负责;
7. 如果现场需要播放ppt,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等; 
8. 大型活动需事先制作议程PPT,一项议程一页PPT,字体大一点,可适当配相关图片,配合主持人介绍时播放议程PPT,注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异,字体颜色和背景色间的对比可能需要调整. 
9. 大型活动还须设签到席,派专人负责签到; 
10. 所有大型活动必须联系研报安排同学摄影和摄像,并写新闻稿。重大活动需要联系校新闻中心许尔传摄像,刘畅老师摄影,并于会后交新闻稿.  
11. 议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资。  
12. 活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取大家意见. 附:会议席卡的摆放次序  
13. 摆放席卡时,职务最高的领导的名字放在正中,职务或排名次之的领导的名字放在他左边,再次之的领导名字放在职务最高的领导 的名字右边,以此类推,以下再按"左右左右"的顺序摆放。特别注意:其中左右是席卡摆放者面对观众而言。